Sous la responsabilité de la direction de l’administration et des ressources humaines, l’adjointe ou l’adjoint au Comité exécutif, à la direction et aux opérations exerce les fonctions suivantes :

Mandats

a) Soutien au Comité exécutif et à la direction

Recevoir, documenter et prioriser les diverses demandes internes et externe adressées aux membres du Comité exécutif et à la direction et y répondre à partir des règles existantes ou, le cas échéant, en assurer le suivi;
Faire le lien entre la présidence, le Comité exécutif, la direction et la personne coordonnatrice aux opérations et à la planification stratégique;
Effectuer une gestion efficace et proactive des agendas et planifier ou modifier certains rendez-vous ou réunions en tenant compte des urgences et des imprévus;
Préparer différents rapports ou présentations et assurer la rédaction et/ou la révision de documents et correspondances à l’intention des personnes salariées de la Fédération, des affiliés ou de représentants externes, sur demande;
Organiser, coordonner et assurer la logistique des réunions, des comités, groupes et tables de travail sous sa responsabilité;
Préparer la documentation requise, assister aux rencontres et rédiger des comptes rendus, lorsque nécessaire;
Organiser les événements offerts au personnel de la Fédération (clinique de vaccination, souper de Noël de la FAE, activité de fin d’année, etc.);
Assurer le soutien technique aux webinaires et aux assemblées générales;
Assurer la coordination logistique des formations internes et externes pour le personnel;
Effectuer le classement de la documentation et appliquer la procédure d’archivage;
Effectuer toutes autres tâches en lien avec la fonction.

b) Soutien aux opérations

Préparer différents rapports ou présentations et assurer la rédaction et/ou la révision de documents pour la personne coordonnatrice aux opérations et à la planification stratégique;
Assister aux rencontres de services et effectuer les suivis interservices requis, sur demande;
Tenir à jour la répartition des dossiers par service.

c) Instances (volet technique) :

Conseil fédératif (CF), Conseil fédératif de négociation (CFN) et Conseil de négociation (CN) et Congrès en présence
o Procéder à l’installation du matériel technique lors de l’instance (portable, projecteur, adaptateur pour l’audio, minuterie, imprimantes, etc.);
o S’occuper de tout le volet technique lors de chacune des instances;
o Procéder au ramassage et transmettre les diapositives et tous les autres types de projection (vidéo, liens Internet, documents) à la technicienne aux instances aux fins d’archivage;
o Toute autre tâche reliée à la technique des instances fédératives (sur place), au besoin.
Conseil fédératif (CF), Conseil fédératif de négociation (CFN) et Conseil de négociation (CN) et Congrès en virtuel
o Responsable du volet technique lors des instances virtuelles (gestion de la visioconférence, inscriptions, salles de délégation virtuelles, etc.).

d) Gestion du parc informatique

Lien avec la firme externe TI;
Soutien aux usagers;
Achat du matériel informatique;
Soutien pour la visioconférence.

Profil de compétences

Compétences recherchées

Vous êtes reconnu pour votre efficacité, votre discrétion, votre sens des responsabilités et votre capacité à adapter vos services aux besoins de l’organisation. Votre sens de l’organisation et votre jugement vous permettent de prioriser les dossiers qui vous sont confiés et d’atteindre les objectifs fixés.

Vous collaborez activement et positivement avec les membres d’une équipe tout en faisant preuve d’autonomie et d’initiative.

Qualifications requises

Diplôme d’études collégiales en administration ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente;
Trois (3) à cinq (5) années d’expérience dans des fonctions similaires;
Discrétion et confidentialité;
Disponibilité;
Sens de l’organisation et orienté sur les résultats;
Proactivité;
Excellente maîtrise du français oral et écrit;
Maitrise complète de l’environnement Microsoft 365;
Disponibilité pour déplacements lors des instances, incluant des nuitées, à l’extérieur de la Communauté métropolitaine de Montréal (CMM);
Connaissance du milieu syndical et/ou du milieu de l’éducation serait un atout.

Conditions de travail

Entrée en fonction : Dès que possible

Durée : Poste régulier

Échelle salariale : 68 369 $ - 87 450 $

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae à l’adresse suivante : rh@lafae.qc.ca

Adjointe ou adjoint au Comité exécutif, à la direction et aux opérations