Mandat

Relevant de la direction des opérations, la ou le secrétaire exerce les fonctions suivantes :

• Gérer et tenir à jour le calendrier du service et prendre les dispositions s’y rattachant;
• Rédiger et/ou effectuer la mise en page et la relecture de divers documents (lettres, documents d’instances, documents officiels, présentations PowerPoint, etc.);
• Procéder, selon les besoins, aux avis de convocation, aux inscriptions, à la réservation et à la préparation de salles, à la réservation de chambres, à la préparation des documents, etc. pour les différents comités ou activités;
• Assurer le soutien technique lors des réunions virtuelles ou hybrides (convocations, inscriptions, soutien technique durant les réunions Zoom, etc.);
• Au besoin, assister à divers comités et effectuer la prise de notes;
• Produire des rapports et des statistiques en répondant à des requêtes spécifiques;
• Rédaction et envoi de courriels aux organismes affiliés ou autres intervenants externes selon les demandes;
• Effectuer différentes tâches courantes telles que les photocopies, l’assemblage et la distribution de documents, l’adressage et l’expédition du courrier, l’envoi de télécopies, etc.;
• Assurer le classement selon le code d’archivage et effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de son secteur d’activités;
• Collaborer avec les autres secrétaires, au besoin;
• Agir à titre de personne ressource auprès de la personne remplaçante en l’absence de la réceptionniste : fonctionnement du système téléphonique, ouverture du courrier, envoies par S.O.S courrier ou par courrier recommandé, fonctionnement de la machine à affranchir, papeterie, imprimante, etc.;
• Prendre les appels lorsque la réceptionniste est absente et qu’elle n’a pas été remplacée, au besoin;
• Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec la fonction.

Profil de compétences

Vous êtes reconnu pour votre efficacité, votre discrétion, votre sens des responsabilités et votre capacité à adapter vos services aux besoins de l’organisation. Votre sens de l’organisation et votre jugement vous permettent de prioriser les dossiers qui vous sont confiés et d’atteindre les
objectifs fixés.

Vous collaborez activement et positivement avec les membres d’une équipe tout en faisant preuve d’autonomie et d’initiative.

Qualifications requises

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en bureautique ou en secrétariat ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente;
• Trois (3) à cinq (5) années d’expérience dans des fonctions similaires;
• Démontrer de grandes aptitudes pour le travail en équipe;
• Maitrise des plateformes Zoom et Microsoft Teams;
• Avoir une grande capacité d’adaptation, d’organisation et de gestion des priorités ainsi qu’une bonne gestion du stress;
• Disponibilité et flexibilité;
• Discrétion et confidentialité;
• Souci du travail de qualité et respect des échéanciers;
• Excellente maîtrise du français oral et écrit;
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office;
• Connaissance du milieu syndical et/ou du milieu communautaire serait un atout.

Conditions de travail

Entrée en fonction : dès que possible.
Durée Mandat temporaire jusqu’au 31 août 2024 avec possibilité de renouvellement
Échelle salariale : 51 441 $ - 70 147 $

Description de l’organisation

La Fédération autonome de l’enseignement (FAE) est une organisation dynamique regroupant neuf syndicats de l’enseignement qui représentent plus de 66 500 enseignantes et enseignants du préscolaire, du primaire, du secondaire, de l’éducation des adultes, de la formation professionnelle et du milieu carcéral du Québec ainsi que le personnel scolaire de l'École Peter Hall et du Centre académique Fournier. Ces
enseignantes et enseignants travaillent dans les régions de Montréal, de la Capitale-Nationale, de Laval, de l’Outaouais, des Laurentides, de l’Estrie et de la Montérégie. La FAE accueille aussi les membres de l’Association de personnes retraitées de la FAE (APRFAE).

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au plus tard le 12 octobre 2023, à 17 h, à l’adresse suivante : rh@lafae.qc.ca.

Secrétaire au Service des communications et de la mobilisation (mandat temporaire avec possibilité de renouvellement)