Mandat

Relevant de la direction des opérations, la ou le secrétaire exerce les fonctions suivantes :

Gérer et tenir à jour le calendrier du service et prendre les dispositions s’y rattachant;
Assurer le classement selon le code d’archivage et effectuer la mise à jour des dossiers et des fichiers informatiques de son secteur d’activités;

Produire des rapports et des statistiques en répondant à des requêtes précises;
Rédiger, transcrire/modifier des lettres, des conventions, des procédures, rapports ou autres documents dictés ou manuscrits;
Au besoin, assister à divers comités et effectuer la prise de notes (verbatim);
Effectuer la mise en page des documents et effectuer la relecture, en vérifier l’orthographe et la syntaxe;
Procéder, selon les besoins, aux avis de convocation, à la réservation et à la préparation de salles, à la réservation de chambres, aux libérations syndicales, à la préparation des documents, etc.;

Effectuer différentes tâches courantes telles que les photocopies, l’assemblage et la distribution de documents, l’adressage et l’expédition du courrier, l’envoi de télécopies, etc.;

Collaborer à la bonne marche de son secteur d’activités en colligeant de l’information à l’aide de logiciels, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
Collaborer avec les autres secrétaires, au besoin;
Agir à titre de personne-ressource auprès de la personne remplaçante en l’absence de la réceptionniste: fonctionnement du système téléphonique, ouverture du courrier, envois par S.O.S courrier ou par courrier recommandé, fonctionnement de la machine à affranchir, papeterie, imprimante, etc.;
Prendre les appels lorsque la réceptionniste est absente et qu’elle n’a pas été remplacée, au besoin;

Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec la fonction.

Profil de compétences

Compétences recherchées

Vous êtes reconnu pour votre efficacité, votre discrétion, votre sens des responsabilités et votre capacité à adapter vos services aux besoins de l’organisation. Votre sens de l’organisation et votre jugement vous permettent de prioriser les dossiers qui vous sont confiés et d’atteindre les objectifs fixés.

Vous collaborez activement et positivement avec les membres d’une équipe tout en faisant preuve d’autonomie et d’initiative.

Qualifications requises

Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en bureautique ou en secrétariat complété d'une attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique ou tout autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente;
Trois (3) à cinq (5) années d’expérience dans des fonctions similaires;
Posséder une bonne connaissance du domaine juridique du Québec;
Avoir une bonne connaissance des procédures, des démarches juridiques et de la terminologie juridique;
Démontrer de grandes aptitudes pour le travail en équipe;
Avoir une grande capacité d’adaptation, d’organisation et de gestion des priorités ainsi qu’une bonne gestion du stress;
Flexibilité;

Discrétion et confidentialité;

Souci du travail de qualité et respect des échéanciers;
Excellente maîtrise du français oral et écrit;
Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office;
Connaissance du milieu syndical ou du milieu communautaire serait un atout.

Conditions de travail

Entrée en fonction Dès que possible

Durée Mandat temporaire jusqu’au 31 août 2024 avec possibilité de renouvellement

Échelle salariale 51 441$ - 70 147$

Description de l’organisation

La Fédération autonome de l’enseignement (FAE) est une organisation dynamique regroupant neuf
syndicats de l’enseignement qui représentent plus de 66 500 enseignantes et enseignants du préscolaire,
du primaire, du secondaire, de l’éducation des adultes, de la formation professionnelle et du milieu carcéral du Québec ainsi que le personnel scolaire de l'École Peter Hall et du Centre académique Fournier. Ces enseignantes et enseignants travaillent dans les régions de Montréal, de la Capitale-Nationale, de Laval, de l’Outaouais, des Laurentides, de l’Estrie et de la Montérégie. La FAE accueille aussi les membres de l’Association de personnes retraitées de la FAE (APRFAE).

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae au plus tard le 25 septembre, à 17 h, à l’adresse suivante : rh@lafae.qc.ca.

Secrétaire au Service des relations du travail (équipe négociation) (Mandat temporaire avec possibilité de renouvellement)